5S Không Chỉ Là Dọn Dẹp: Đó Là Cách Toàn Bộ Công Ty Vận Hành

5S Không Chỉ Là Dọn Dẹp: Đó Là Cách Toàn Bộ Công Ty Vận Hành

5S là một phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ để tạo ra một nơi làm việc an toàn, có tổ chức và đáng tin cậy. Nó loại bỏ ma sát trong công việc hàng ngày – mọi người nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần, các vấn đề được phát hiện sớm và các tiêu chuẩn rõ ràng.

Ở nhiều công ty, 5S chỉ dừng lại ở khâu sản xuất: dây chuyền được dán băng keo, dụng cụ được sắp xếp gọn gàng, sàn nhà sạch sẽ – trong khi kho hàng, văn phòng và khu vực hỗ trợ vẫn hỗn loạn. Việc triển khai cục bộ đó tạo ra những hòn đảo trật tự trong một biển hỗn loạn.

5S Phải Bao Trùm Tất Cả Các Khu Vực:
✅ Sản xuất chỉ là một phần của chuỗi giá trị; Thực hiện 5S kém hiệu quả ở các lĩnh vực khác gây ra sự chậm trễ, vấn đề về chất lượng và rủi ro an toàn.
✅ 5S đa chức năng giúp luồng thông tin tốt như luồng vật liệu: văn phòng gọn gàng, tài liệu rõ ràng và kế hoạch có tổ chức giúp giảm thiểu việc phải giải quyết vấn đề khẩn cấp.
✅ Triển khai trên toàn công ty gửi đi một thông điệp văn hóa: “5S là cách chúng ta làm việc ở đây”, chứ không phải “điều mà người vận hành phải làm trên dây chuyền sản xuất”.

Mọi khu vực đều liên quan đến sản phẩm hoặc thông tin thúc đẩy sản phẩm: Sản xuất, lắp ráp, bảo trì, kho, văn phòng. Khi tất cả các khu vực này áp dụng cùng 5 bước và cùng một kỷ luật, vật liệu sẽ lưu thông, thông tin sẽ lưu thông và mọi người có thể tập trung vào giá trị thực sự thay vì tìm kiếm, chờ đợi và sửa chữa sai lầm.

Kiểm toán 5S là cơ chế để duy trì
☑️ Nó xác minh rằng các tiêu chuẩn thực sự được tuân thủ, chứ không chỉ được viết trong quy trình.

☑️ Nó làm cho sự lãng phí và những bất thường trở nên rõ ràng (sự lộn xộn, hoạt động không an toàn, thói quen xấu) trước khi chúng biến thành vấn đề về chất lượng hoặc an toàn.
☑️ Nó tạo ra dữ liệu bằng cách chấm điểm theo từng khu vực và theo từng “S”. Vì vậy, bạn có thể so sánh các chức năng, theo dõi xu hướng và ưu tiên các hành động cải tiến
☑️ Nó củng cố tinh thần trách nhiệm và kỷ luật, bởi vì mọi người đều biết thế nào là “tốt” và thế nào là KHÔNG tốt
☑️ Nó liên kết 5S với kết quả bằng cách cho thấy việc tổ chức tốt hơn sẽ cải thiện năng suất, an toàn, tinh thần làm việc và chất lượng theo thời gian

Cách thực hiện kiểm toán
🎯 Xác định phạm vi và tiêu chuẩn: Liệt kê tất cả các lĩnh vực cần kiểm toán
🎯 Tạo một bảng kiểm tra đơn giản: Đối với mỗi câu hỏi, hãy thêm thang điểm số “thực tế so với lý tưởng” và khoảng cách.

🎯 Chuẩn hóa quy trình: Sử dụng cùng một danh sách kiểm tra cho tất cả các lĩnh vực, chỉ định người kiểm toán và tần suất để theo dõi tiến độ

Cách trực quan hóa
👍 Sử dụng biểu đồ cho mỗi lĩnh vực để hiển thị điểm số của từng chữ S, để tất cả các khía cạnh đều hiển thị rõ ràng trong nháy mắt. 👍 Thêm một thước đo hoặc thanh đơn giản hiển thị điểm 5S tổng thể cho từng khu vực và cho toàn công ty
👍 Sử dụng bảng điều khiển hoặc bảng màu (xanh lá/vàng/đỏ) để các nhóm có thể xem điểm số, xu hướng và những điểm thiếu sót chính gần đây nhất

5S sẽ không bao giờ chỉ là “việc dọn dẹp” nếu nó được đo lường, trực quan hóa và đánh giá như bất kỳ chỉ số hiệu suất chính nào khác: nó trở thành xương sống của sự an toàn, chất lượng và giao hàng, và là tín hiệu hàng ngày cho thấy một công ty coi trọng sự xuất sắc trong hoạt động như thế nào.

*Điểm mục tiêu trên mẫu là 4/5, hãy giữ điểm mục tiêu của bạn ở mức khoảng 3 lúc đầu