Các mẫu quản lý dự án

Mẫu quản lý dự án là các tài liệu hoặc bảng tính được chuẩn hóa giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát các dự án (nhiệm vụ, lịch trình, rủi ro, ngân sách, v.v.) theo cách có thể lặp lại.

Các loại mẫu phổ biến

Các danh mục này bao gồm hầu hết các nhu cầu quản lý dự án:

• Điều lệ / tóm tắt dự án – Xác định mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan và tiêu chí thành công trước khi công việc bắt đầu.

• Kế hoạch / dòng thời gian dự án – Hiển thị các nhiệm vụ, mốc quan trọng, phụ thuộc và thời hạn, thường ở dạng Gantt hoặc dạng bảng.

• Danh sách nhiệm vụ / theo dõi việc cần làm – Danh sách kiểm tra đơn giản về các mục công việc, chủ sở hữu và ngày đến hạn.

• Đăng ký rủi ro và theo dõi vấn đề – Ghi lại rủi ro, hành động, vấn đề và quyết định với chủ sở hữu và trạng thái.

• Trình theo dõi ngân sách / chi phí – Theo dõi chi phí, chi phí và nguồn lực ước tính so với thực tế.

• Mẫu báo cáo trạng thái – Định dạng tiêu chuẩn để cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng (tiến độ, trình chặn, bước tiếp theo).

Nơi lấy mẫu tạo sẵn

Bạn có thể tải xuống các mẫu miễn phí từ một số nguồn có uy tín:

• ProjectManager.com – Cung cấp hơn 75 mẫu Excel, Word và trong ứng dụng miễn phí (dòng thời gian, ma trận rủi ro, lộ trình, trình theo dõi sự cố, v.v.).

• Atlassian – Cung cấp các mẫu có thể chỉnh sửa cho các giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc.

• PMI và các trang web cộng đồng – PMI và các trang web như ProjectManagement.com lưu trữ các mẫu và danh sách kiểm tra đã được ngành kiểm tra trên nhiều loại dự án.

Cách chọn và sử dụng chúng

• Bắt đầu với các mẫu cốt lõi (điều lệ, kế hoạch/lịch trình, đăng ký rủi ro, báo cáo trạng thái) và thêm nhiều mẫu khác khi dự án của bạn phát triển.

• Tùy chỉnh các trường (cột, tiêu đề, quy trình làm việc) để phù hợp với các công cụ của bạn (Excel, Google Trang tính, Jira, MS Project, v.v.).

• Chuẩn hóa việc đặt tên và cấu trúc thư mục để nhóm của bạn có thể sử dụng lại cùng một mẫu trong các dự án.