Các cuộc họp hiệu quả tập trung vào kết quả rõ ràng và các quy trình có cấu trúc để đảm bảo các quyết định diễn ra hiệu quả. Dưới đây là cách thiết kế chúng để có tác động tối đa.
Xác định mục đích đầu tiên
Bắt đầu mỗi cuộc họp với một mục tiêu ra quyết định cụ thể, chẳng hạn như phê duyệt ngân sách hoặc chọn nhà cung cấp. Các chương trình nghị sự mơ hồ dẫn đến các cuộc thảo luận mà không kết thúc, vì vậy hãy nêu kết quả chính xác dự kiến – chẳng hạn như “Chọn một tùy chọn phần mềm trước khi kết thúc cuộc họp”.
Xây dựng một chương trình nghị sự chặt chẽ
Giới hạn chương trình nghị sự ở 3-5 mục chính với phân bổ thời gian, được chia sẻ trước 24-48 giờ. Bao gồm các tài liệu đọc trước như tóm tắt dữ liệu hoặc phân tích tùy chọn để xây dựng trước các dữ kiện được chia sẻ, tránh tranh luận về những điều cơ bản. Ưu tiên các mục quyết định sớm khi năng lượng cao.
Chọn người tham dự phù hợp
Chỉ mời những người ra quyết định cần thiết và một cấp độ dưới để đóng góp ý kiến – nhắm đến tối đa 5-8 người. Loại trừ người quan sát; Sử dụng các bản cập nhật không đồng bộ cho họ để giữ cho nhóm tập trung và có trách nhiệm.
Cấu trúc dòng chảy
Thực hiện theo trình tự có chủ ý: xem xét sự thật (10%), tạo tùy chọn (20%), đánh giá ưu / nhược điểm (30%), quyết định (20%), chỉ định hành động (20%). Sử dụng các công cụ như bỏ phiếu, kiểm tra sự đồng ý hoặc bỏ phiếu dấu chấm để căn chỉnh nhanh các lựa chọn. Kết thúc với các bước tiếp theo rõ ràng và chủ sở hữu.
Tích cực tạo điều kiện
Chỉ định một người lãnh đạo để thực thi các hộp thời gian, đỗ các mục lạc đề và dẫn đến bế tắc. Nắm bắt các quyết định bằng văn bản trong cuộc họp, sau đó tóm tắt qua email trong vòng vài giờ để chốt cam kết và động lực.
Theo dõi không ngừng
Theo dõi các mục hành động trong công cụ được chia sẻ với thời hạn. Xem xét tiến độ trong cuộc họp tiếp theo để xây dựng lòng tin và tốc độ – các quyết định lâu dài đến từ việc thực hiện, không chỉ là nói chuyện.
Bạn dành 30 phút cho cuộc họp 1:1 với CEO của mình.
15 phút đầu tiên có thể dùng để trao đổi email.
Hầu hết các cuộc họp điều hành đều được cấu trúc ngược.
Các nhà lãnh đạo bắt đầu bằng việc cập nhật thông tin, thông báo và báo cáo tình trạng.
Đến khi họ đến phần cần quyết định, thì hết giờ.
Một cuộc họp khác được lên lịch, và chu kỳ tiếp tục.
Quyết định bị trì hoãn, và dự án của bạn bị chậm trễ.
Điều này xảy ra ở khắp mọi nơi trong các tổ chức, mỗi ngày.
Nếu bạn thay đổi cách cấu trúc các cuộc họp của mình, tất cả những điều này sẽ không xảy ra.
Hãy cơ cấu lại các cuộc họp 1:1 của chúng ta.
Các quyết định cần được đưa ra trước.
Nếu hết thời gian, gửi các mục cần thông tin qua email.
Đó là Chương trình họp Quyết định Trước.
Đây là cách nó hoạt động:
Phần 1️⃣: Thảo luận Chiến lược (30 phút đầu tiên)
Các mục cần ý kiến đóng góp, phê duyệt hoặc chỉ đạo.
→ Trình bày quyết định cần thiết
→ Thêm bối cảnh hỗ trợ
→ Tạo không gian cho đối thoại
→ Nhận được sự phê duyệt trước khi tiếp tục
Phê duyệt ngân sách, quyết định tuyển dụng, các vấn đề liên chức năng.
Đây là nơi chúng thuộc về.
Phần 2️⃣: Thông tin bổ sung / Cập nhật tình trạng (30 phút cuối)
Chỉ mang tính chất thông tin (không cần đưa ra quyết định)
→ Tình trạng dự án
→ Số liệu và bảng điều khiển
→ Báo cáo thường kỳ
Nếu hết thời gian, hãy gửi những thông tin này qua email.
Nguyên tắc rất đơn giản:
Chương trình nghị sự phản ánh các ưu tiên của bạn.
Nếu quyết định được đưa ra sau cùng, chúng sẽ bị trì hoãn.
Nếu chúng được đưa ra trước tiên, chúng sẽ được giải quyết.
Đây là bước tiếp theo của bạn 👇
Hãy xem lại chương trình nghị sự cuộc họp 1:1 tiếp theo và sắp xếp lại.
Đặt mọi mục cần quyết định lên đầu.
Sau đó, gửi ghi chú này trước cuộc họp:
“Tôi đã sắp xếp cuộc họp của chúng ta để chúng ta giải quyết các quyết định trước.
Nếu hết thời gian, tôi sẽ gửi các mục thông tin bổ sung sau đó.”
Những nhà lãnh đạo giỏi không chỉ tham dự các cuộc họp; họ thiết kế chúng.
Bạn có muốn điều hành các cuộc họp như thế này mỗi lần không? Tôi đã tạo ra một mẫu chương trình nghị sự sẵn sàng sử dụng để mọi cuộc họp bạn tổ chức đều bắt đầu đúng cách và tạo ra kết quả.
Hãy tải mẫu bên dưới, và có một phần thưởng bên trong để giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn nữa!
Bạn sẽ làm thế nào để tận dụng tối đa thời gian trong cuộc họp 1:1 tiếp theo của mình?
Cicely Simpson,
https://bit.ly/TheLeaderOS
(St.)
Chia sẻ
Ý kiến bạn đọc (0)