Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một khuôn khổ chính thức và có cấu trúc xác định và ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm của tổ chức để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhất quán các yêu cầu của khách hàng và quy định. Nó nhằm mục đích nâng cao chất lượng, giảm lãng phí, tăng hiệu quả và nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các quy trình147.

Các đặc điểm chính của QMS:

• Lập hồ sơ và chuẩn hóa các chính sách, quy trình, thủ tục liên quan đến quản lý chất lượng.

• Điều phối các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định.

• Tạo điều kiện cải tiến liên tục và hiệu quả hoạt động.

• Có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các ngành cụ thể và nhu cầu của tổ chức.

• Thường phù hợp với các tiêu chuẩn như ISO 9001:2015, cung cấp các yêu cầu và hướng dẫn để thiết kế và triển khai QMS38.

Các quy trình cốt lõi trong QMS:

• Kiểm soát tài liệu để duy trì hồ sơ chất lượng chính xác và dễ tiếp cận.

• Quản lý thay đổi để xử lý các thay đổi của tổ chức một cách có hệ thống.

• Đào tạo quản lý để đảm bảo nhân viên có các kỹ năng cần thiết.

• Quản lý sự không phù hợp và sai lệch để xác định và giải quyết các vấn đề về chất lượng.

• Quản lý khiếu nại để giải quyết phản hồi của khách hàng.

• Các hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) để giải quyết và ngăn ngừa các vấn đề.

• Quản lý thiết bị và nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng đầu vào.

• Quản lý rủi ro để xác định và giảm thiểu rủi ro chất lượng.

• Quản lý kiểm toán và kiểm tra để xác minh sự tuân thủ và hiệu quả4.

Lợi ích của việc triển khai QMS:

• Luôn đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, tăng cường sự tự tin và kinh doanh lặp lại.

• Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.

• Giảm lỗi, lãng phí và chi phí.

• Cải thiện kiểm soát quy trình, sự gắn kết của nhân viên và đào tạo.

• Hỗ trợ cải tiến liên tục và liên kết chiến lược.

• Nâng cao uy tín của tổ chức và cơ hội thị trường167.

Tóm lại, QMS là điều cần thiết cho các tổ chức nhằm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao một cách đáng tin cậy đồng thời liên tục cải thiện hoạt động của họ và làm hài lòng khách hàng cũng như các cơ quan quản lý.