Tầm quan trọng của việc lưu giữ tài liệu và hồ sơ trong IATF 16949
-
Đảm bảo sự sẵn sàng đánh giá và giảm nguy cơ không phù hợp.
-
Bảo vệ truy xuất nguồn gốc của các quyết định liên quan đến sản phẩm và quy trình.
-
Cung cấp bằng chứng về hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
-
Đáp ứng nghiêm ngặt các yêu cầu quy định của khách hàng và pháp lý.
Thời gian lưu giữ điển hình theo IATF 16949
-
Tài liệu kỹ thuật (PFMEA, Kế hoạch kiểm soát): Tuổi thọ của Phần + 1 năm.
-
Hồ sơ kiểm toán, đào tạo, hành động khắc phục: Tối thiểu 3 năm.
-
Khiếu nại của khách hàng và thu hồi sản phẩm: 15 năm hoặc CSR.
-
Hồ sơ pháp lý/quy định: Theo yêu cầu luật định (≥15 năm).
Các phương pháp hay nhất
-
Xác định, lập tài liệu và thực hiện các chính sách lưu giữ hồ sơ rõ ràng.
-
Thường xuyên xem xét các chính sách lưu giữ để biết thông tin cập nhật về tuân thủ.
-
Đảm bảo lưu trữ an toàn, truy cập có kiểm soát và tiêu hủy thích hợp sau khi lưu giữ.
-
Điều chỉnh việc giữ chân theo các yêu cầu cụ thể của khách hàng để tuân thủ mạnh mẽ hơn.
Khung lưu giữ này được coi là xương sống vì nó duy trì tất cả các nỗ lực quản lý chất lượng trong một tổ chức, cho phép xác minh tuân thủ và cải tiến liên tục phù hợp với các tiêu chuẩn IATF 16949.
𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁 & 𝗥𝗲𝗰𝗼𝗿𝗱 𝗥𝗲𝘁𝗲𝗻𝘁𝗶𝗼𝗻 – 𝗧𝗵𝗲 𝗕𝗮𝗰𝗸𝗯𝗼𝗻𝗲 𝗼𝗳 𝗜𝗔𝗧𝗙 𝟭𝟲𝟵𝟰𝟵 𝗖𝗼𝗺𝗽𝗹𝗶𝗮𝗻𝗰𝗲
Một trong những khía cạnh quan trọng nhưng thường bị bỏ qua nhất của Quản lý Chất lượng là việc lưu giữ tài liệu và hồ sơ. Nếu không được kiểm soát đúng cách, ngay cả những hệ thống tốt nhất cũng có thể không đạt yêu cầu kiểm toán hoặc mất lòng tin của khách hàng.
Theo IATF 16949, mọi tài liệu và hồ sơ đều có yêu cầu lưu giữ cụ thể – cho dù đó là Kế hoạch Kiểm soát, PFMEA, PPAP, Báo cáo Kiểm toán, Hồ sơ Đào tạo hay Khiếu nại của Khách hàng.
✅ Việc lưu giữ đảm bảo:
Khả năng truy xuất nguồn gốc các quyết định và thay đổi
Tuân thủ các yêu cầu theo luật định và quy định
Bằng chứng về năng lực, kiểm toán và đánh giá
Niềm tin của khách hàng thông qua tính khả dụng lâu dài của dữ liệu
🔑 Những điểm nổi bật chính:
Thời hạn lưu giữ của Phụ tùng + 1 năm là quy tắc lưu giữ phổ biến đối với các tài liệu kỹ thuật như PFMEA, DFMEA, Kế hoạch Kiểm soát, v.v.
Thời hạn lưu giữ tối thiểu 3 năm áp dụng cho các hồ sơ như kiểm toán, đào tạo và hành động khắc phục.
Khiếu nại của khách hàng và Thu hồi sản phẩm yêu cầu 15 năm hoặc theo CSR.
Hồ sơ pháp lý/quy định phải tuân thủ các yêu cầu theo luật định (≥ 15 năm).
📖 Luôn nhớ: CSR (Yêu cầu cụ thể của khách hàng) có thể khác với các quy tắc IATF.
👉 Lưu giữ hồ sơ chặt chẽ = Nền tảng tuân thủ vững chắc.
(St.)
Ý kiến bạn đọc (0)