Cạm bẫy tài liệu
Chỉ tập trung vào các tài liệu gọn gàng mà không cho thấy việc sử dụng trong thế giới thực sẽ tạo ra khoảng trống, vì kiểm toán viên tìm kiếm bằng chứng về các quy trình đang hoạt động. Kiểm soát kém dẫn đến các phiên bản lỗi thời, thiếu hồ sơ hoặc sai lệch giữa các quy trình và hoạt động. Các nhóm thường không liên kết các tài liệu giữa các điều khoản như rủi ro hoặc năng lực, làm lộ các silo.
Thiếu sót kiểm toán nội bộ
Đánh giá nội bộ vội vàng hoặc đánh dấu vào ô mà không theo dõi các phát hiện báo hiệu sự cải thiện liên tục yếu. Các điểm không phù hợp chưa được giải quyết từ các cuộc đánh giá trước đó lặp lại trong quá trình đánh giá bên ngoài, làm suy yếu uy tín của hệ thống.
Các vấn đề về lãnh đạo và nhân viên
Sự không tham gia của quản lý cấp cao, giống như bỏ qua ngoài các cuộc họp khai mạc, vi phạm các yêu cầu của lãnh đạo. Nhân viên tuyến đầu không chuẩn bị để giải thích quy trình hoặc đoán câu trả lời sẽ tiết lộ lỗ hổng đào tạo và làm xói mòn lòng tin.
Rủi ro và giám sát khách quan
Các mục tiêu mơ hồ, không được giám sát hoặc đánh giá rủi ro bị bỏ qua không thể chứng minh được sự cải thiện có thể đo lường được hoặc tư duy chủ động. Bỏ qua phân tích nguyên nhân gốc rễ trong các hành động khắc phục dẫn đến các vấn đề lặp đi lặp lại.
| Danh mục sai lầm | Tác động đến kiểm toán | Sửa chữa nhanh |
|---|---|---|
| Trọng tâm thủ tục giấy tờ | Không có bằng chứng sử dụng | Theo dõi dấu vết bằng chứng cho các quy trình chính. |
| Kiểm toán nội bộ yếu kém | Những phát hiện chưa được giải quyết | Hành động và xác minh tất cả các hành động trước khi kiểm tra. |
| Lãnh đạo vắng mặt | Hệ thống không nhúng | Lên lịch đánh giá quản lý. |
| Chuẩn bị nhân viên kém | Câu trả lời không nhất quán | Tóm tắt các nhóm về vai trò của họ một cách đơn giản. |
Những lỗi thường gặp nhất của người được đánh giá trong quá trình kiểm toán ISO:
Ngay cả những hệ thống ISO được triển khai tốt cũng thất bại trong quá trình kiểm toán do những lỗ hổng thực thi cơ bản.
Đây là những lỗi thường gặp nhất của đơn vị được kiểm toán:
1️⃣ Thiếu tài liệu –
Các tổ chức thực hiện các hoạt động nhưng không lưu giữ hồ sơ đầy đủ.
👉 Quy tắc: “Nếu không được ghi chép lại, thì nó không xảy ra.”
Ví dụ: Thiếu hồ sơ kiểm tra, hồ sơ đào tạo không đầy đủ, biểu mẫu không có chữ ký.
2️⃣ Không tuân thủ các quy trình đã định –
Các quy trình tồn tại, nhưng công việc thực tế được thực hiện khác nhau tại xưởng sản xuất.
Khoảng cách giữa hệ thống và thực tiễn này là một nguồn gây ra sự không phù hợp lớn.
3️⃣ Đào tạo và nhận thức không đầy đủ –
Nhân viên không nhận thức được:
Vai trò của họ trong ISO
Chính sách và mục tiêu chất lượng
Kiểm soát quy trình
Kiểm toán viên thường hỏi người vận hành, chứ không phải người quản lý.
4️⃣ Tài liệu và chính sách lỗi thời –
Các phiên bản cũ vẫn đang được sử dụng, trong khi các phiên bản mới được phê duyệt nhưng không được lưu hành.
Điều này cho thấy việc kiểm soát tài liệu kém.
5️⃣ Kiểm toán nội bộ yếu kém hoặc không thường xuyên –
Kiểm toán nội bộ chỉ được thực hiện để tuân thủ, chứ không phải để đánh giá hiệu quả.
Các vấn đề vẫn chưa được xác định cho đến khi kiểm toán bên ngoài, dẫn đến các lỗi không phù hợp (NC).
6️⃣ Thực hiện CAPA kém hiệu quả –
Nguyên nhân gốc rễ không được xác định đúng cách.
Các hành động được thực hiện, nhưng hiệu quả không được kiểm chứng.
🔑 Tóm lại
Kiểm toán ISO không thất bại vì thiếu kiến thức về chứng nhận,
Mà thất bại do thiếu kỷ luật trong việc thực hiện.
💺Hệ thống mạnh mẽ + thực hành nhất quán = kiểm toán ISO thành công
Iso, audit, iso 9001, qms
Ý kiến bạn đọc (0)