Các tính năng thiết yếu của phần mềm Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) bao gồm quản lý tài liệu, quản lý thiết bị và tài sản, và các chương trình đào tạo nhân viên21. Phần mềm QMS có thể giúp các tổ chức cải thiện giao tiếp, quản lý quy trình và đáp ứng nhu cầu của khách hàng1.

Các tính năng cốt lõi của QMS bao gồm2:

• Quản lý và kiểm soát tài liệu Tập trung quy trình làm việc để tạo, phê duyệt, phân phối và duy trì các tài liệu QMS cập nhật.

• Thiết bị và tài sản Theo dõi và quản lý việc sử dụng và bảo trì thiết bị và tài sản phát triển sản phẩm để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ.

• Quản lý các hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) Thu thập và xác định các vấn đề về sự không phù hợp của sản phẩm, để các tổ chức có thể nhanh chóng giải quyết chúng và thực hiện các chiến lược phòng ngừa.

• Quản lý kiểm toán nội bộ Hợp lý hóa các quy trình lập kế hoạch kiểm toán, đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu cho các yêu cầu của ngành bằng cách sử dụng quản lý dự án có tổ chức và theo dõi tài liệu.

• Quản lý không phù hợp Thực hiện các hệ thống để ghi lại và phân tích các sự kiện và khiếu nại nếu sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.

• Đào tạo nhân viên và theo dõi trình độ Triển khai các chương trình đào tạo nhân viên nhằm giáo dục hiệu quả các thành viên trong nhóm về quy trình quản lý chất lượng và cách thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác và nhất quán.

• Báo cáo và phân tích Phân tích và đo lường hiệu quả của các nỗ lực quản lý chất lượng để các tổ chức có thể cập nhật các yêu cầu quy định, phát hiện kiểm toán, tỷ lệ không phù hợp, khiếu nại của khách hàng, v.v.

Nhiều nền tảng QMS khác nhau tồn tại, mỗi nền tảng có các tính năng cho các ngành cụ thể2. Ví dụ về phần mềm QMS bao gồm Mô-đun QM của SAP ERP, Nền tảng AlisQI, Veeva Vault QMS, MasterControl, Qualio và ZenQMS2.