Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho Chính sách Chống Hối lộ và Chống Tham nhũng (ABC) thường bao gồm một khuôn khổ có cấu trúc để ngăn chặn, phát hiện và ứng phó với các rủi ro hối lộ và tham nhũng trong một tổ chức. Dựa trên nhiều nguồn chi tiết, các thành phần chính của SOP như sau:

Mục đích và phạm vi

• Thiết lập các hướng dẫn có hệ thống để ngăn chặn hối lộ và tham nhũng trong tất cả các giao dịch kinh doanh.

• Đảm bảo tuân thủ luật hiện hành và các yêu cầu quy định.

• Áp dụng cho tất cả nhân viên, đối tác kinh doanh và bên thứ ba liên quan đến tổ chức123.

Quản trị và trách nhiệm giải trình

• Hội đồng quản trị hoặc Cơ quan quản lý ủy quyền và giám sát Chính sách ABC.

• Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc điều hành là người giám sát cuối cùng chịu trách nhiệm thực hiện.

• Một cán bộ được chỉ định (ví dụ: Giám đốc ESG hoặc ABC Champion) quản lý các hoạt động hàng ngày của chương trình ABC và báo cáo cho quản lý cấp cao và hội đồng quản trị124.

• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng được xác định cho tất cả nhân sự, bao gồm lãnh đạo cấp cao, nhân viên, kiểm toán nội bộ và các chức năng hỗ trợ như nhân sự và CNTT24.

Các yếu tố chính của SOP

1. Thể hiện ở hàng đầu và cam kết lãnh đạo

• Quản lý cấp cao phải thể hiện cam kết rõ ràng đối với hành vi đạo đức và không khoan nhượng đối với hối lộ.

• Truyền thông các chính sách và thủ tục ABC trong toàn tổ chức.

• Tích hợp trách nhiệm ABC vào mô tả công việc và quản lý hiệu suất4.

2. Phát triển chính sách và thủ tục

• Phát triển và cập nhật thường xuyên các chính sách ABC và tài liệu SOP toàn diện.

• Kết hợp các yêu cầu pháp lý địa phương và các biện pháp tuân thủ cụ thể.

• Phân phối chính sách cho tất cả các bên liên quan và đảm bảo khả năng tiếp cận124.

3. Đánh giá rủi ro

• Tiến hành đánh giá rủi ro chống hối lộ và tham nhũng thường xuyên để xác định các lỗ hổng.

• Đánh giá môi trường kiểm soát và phát triển các kế hoạch giảm thiểu cho các rủi ro đã xác định.

• Đánh giá rủi ro đang diễn ra và thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh34.

4. Thẩm định

• Thực hiện thẩm định đối với các đối tác kinh doanh, bên trung gian bên thứ ba và các đối tác khác để đánh giá rủi ro hối lộ và tham nhũng.

• Thiết lập các biện pháp kiểm soát để quản lý rủi ro liên quan đến bên thứ ba24.

5. Đào tạo và nhận thức

• Đào tạo bắt buộc về chống hối lộ và tham nhũng phù hợp với vai trò của nhân viên.

• Các chương trình nâng cao nhận thức liên tục để củng cố việc tuân thủ chính sách và hành vi đạo đức234.

6. Báo cáo và tố giác

• Cung cấp các kênh rõ ràng để báo cáo nghi ngờ hối lộ hoặc tham nhũng mà không sợ bị trả thù.

• Khuyến khích báo cáo kịp thời các giao dịch hoặc vi phạm đáng ngờ.

• Bảo vệ người tố giác thông qua các biện pháp bảo mật và chống trả đũa1234.

7. Giám sát, Kiểm toán và Tuân thủ

• Tiến hành kiểm toán nội bộ và bên ngoài thường xuyên để đảm bảo tuân thủ Chính sách ABC.

• Theo dõi hiệu quả của các biện pháp kiểm soát và thực hiện các cải tiến liên tục.

• Ghi lại kết quả kiểm toán và kế hoạch hành động khắc phục, báo cáo cho quản lý cấp cao và ủy ban kiểm toán234.

8. Lưu trữ hồ sơ và minh bạch

• Duy trì hồ sơ chính xác và chi tiết về các giao dịch, thanh toán và các hoạt động tuân thủ.

• Đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính để ngăn chặn việc che giấu các hành vi tham nhũng23.

9. Hình thức xử phạt và xử lý kỷ luật

• Thực thi các biện pháp kỷ luật đối với các vi phạm chính sách, bao gồm giáng chức, đình chỉ, sa thải hoặc hành động pháp lý.

• Áp dụng các biện pháp xử phạt đối với cả nhân sự nội bộ và bên ngoài vi phạm chính sách3.

10. Cải tiến liên tục

• Thường xuyên xem xét và cập nhật Chính sách và SOP của ABC để phản ánh những thay đổi pháp lý và thay đổi môi trường kinh doanh.

• Báo cáo các cải tiến và tình trạng tuân thủ cho các cơ quan quản lý và quản lý cao nhất34.

Bảng tóm tắt trách nhiệm

Khung SOP này đảm bảo cách tiếp cận toàn diện để giảm thiểu rủi ro hối lộ và tham nhũng, thúc đẩy văn hóa liêm chính và duy trì tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và đạo đức trong toàn tổ chức1234.