Trong Hệ thống vận hành doanh nghiệp (EOS), “Tài liệu rõ ràng vai trò EOS” thường đề cập đến Biểu đồ trách nhiệm giải trình và các tài liệu xác định vai trò hỗ trợ của nó, cùng nhau làm cho mọi chỗ ngồi, vai trò và trách nhiệm của con người trở nên rõ ràng.
Tài liệu EOS Role Clarity là gì
Tài liệu rõ ràng cốt lõi của EOS là Biểu đồ trách nhiệm, một cấu trúc trực quan, dựa trên chức năng cho thấy:
-
Các “vị trí” chính (vai trò/chức năng) mà doanh nghiệp của bạn cần.
-
Năm trách nhiệm chính (trách nhiệm chính) cho mỗi ghế.
-
Ai chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng vai trò, không chỉ ai báo cáo cho ai.
Không giống như sơ đồ tổ chức truyền thống, nó tập trung vào những gì phải hoàn thành hơn là chức danh và hệ thống phân cấp, vì vậy mọi người đều biết ai sở hữu cái gì.
Nội dung điển hình của văn bản rõ vai trò
Mặc dù EOS không quy định một mẫu cứng nhắc, nhưng hầu hết các nhóm đều ghi lại sự rõ ràng của vai trò bằng cách bao gồm cho từng chỗ ngồi:
-
Tên vị trí: Vai trò (ví dụ: “Người có tầm nhìn”, “Nhà tích hợp”, “Bán hàng & Tiếp thị”).
-
Năm trách nhiệm chính: Kết quả hoặc chức năng cốt lõi mà người / vai trò đó phải sở hữu.
-
Các chỉ số / kết quả chính: Cách đo lường thành công cho vai trò đó.
-
RPR (Right Person/Right Seat) ghi chú: Liệu người hiện tại có thực sự GWC (“Get it, Want it, Capacity to do it”) hay không.
Một số nhóm cũng đính kèm một bản tóm tắt vai trò công việc ngắn hoặc ảnh chụp nhanh “trách nhiệm hàng ngày” mà nhân viên có thể xem lại thường xuyên.
Cách sử dụng trong thực tế
-
Tổ chức đánh giá hàng quý hoặc nửa năm về Biểu đồ trách nhiệm giải trình để cập nhật chỗ ngồi, trách nhiệm giải trình và vai trò khi doanh nghiệp phát triển.
-
Sử dụng nó như một tài liệu tham khảo khi tuyển dụng, ủy quyền hoặc giải quyết xung đột – bất cứ khi nào “ai sở hữu cái gì?” trở nên không rõ ràng.
Bạn biết chức danh công việc của mình…
Nhưng bạn có thực sự biết vai trò của mình?
Đó không phải là cùng một thứ.
Chức danh chỉ là một nhãn mác.
Vai trò của bạn là tất cả mọi thứ bên dưới nó: những gì bạn sở hữu, những gì bạn đo lường, những quyết định nào thuộc về bạn và những gì nhóm của bạn cần từ bạn mỗi tuần.
Hầu hết các nhà lãnh đạo đều giữ điều đó trong đầu, điều đó có nghĩa là nó mơ hồ.
Và vai trò mơ hồ dẫn đến các cuộc họp mơ hồ.
Một trong những điều đầu tiên EOS làm là buộc phải làm rõ điều đó.
Tài liệu này là nơi bắt đầu.
Chúng tôi đưa mọi thứ bạn cần biết vào một bảng tính mà bạn có thể lưu, in ra và chia sẻ với nhóm của mình.
Nội dung bao gồm:
1️⃣ Vị trí của bạn trên Biểu đồ Trách nhiệm
↳ 5 chức năng mà bạn chịu trách nhiệm trực tiếp trong vị trí của mình.
↳ Nếu bạn không thể nêu tên chúng một cách rõ ràng, thì nhóm của bạn cũng không thể (và đó là một vấn đề).
2️⃣ Chỉ số Điểm số của bạn
↳ Chỉ số đo lường hàng tuần duy nhất mà bạn chịu trách nhiệm.
↳ Không phải là KPI chung, mà là con số cụ thể mà vị trí của bạn tạo ra và mang lại cho doanh nghiệp mỗi tuần.
3️⃣ Các Ưu tiên Quan trọng của bạn
↳ 3-7 ưu tiên của bạn trong 90 ngày tới. Những ưu tiên này phải được đặt lên hàng đầu.
↳ Nếu tuần của bạn không phản ánh các Ưu tiên Quan trọng này, thì quý của bạn đã đi chệch hướng.
4️⃣ Các quy trình bạn phụ trách
↳ Các quy trình cốt lõi nào được thực hiện trong chức năng của bạn.
↳ Nhiệm vụ của bạn là đảm bảo chúng được ghi chép lại, đơn giản hóa và được tất cả mọi người tuân thủ.
5️⃣ Các thông điệp lan tỏa của bạn
↳ Mỗi cuộc họp Cấp 10 đều kết thúc bằng một câu hỏi: chúng ta đã quyết định điều gì, và ai khác cần biết?
↳ Phần này đảm bảo những quyết định đó thực sự đến được đúng người. Nếu không, đó là lỗi của bạn.
6️⃣ Danh sách các vấn đề của bạn
↳ Những điểm chưa được giải quyết, trở ngại và quyết định bạn cần xác định trước khi chúng làm chậm mọi thứ.
↳ Chúng cần được ghi lại trên giấy, chứ không phải trong đầu bạn.
7️⃣ Hồ sơ tính cách của bạn
↳ Kolbe, DISC, Myers-Briggs, StrengthsFinder.
↳ Hiểu được cách bạn hoạt động giúp bạn phát huy Khả năng Độc đáo của mình và khẳng định bạn đang ở đúng vị trí.
Hãy dành thời gian nghỉ ngơi để tập trung và điền vào phần này trước cuộc họp Cấp 10 tiếp theo của bạn.
Hãy đưa thẳng vào AI, đưa cho đồng nghiệp hoặc mang theo đến buổi họp tiếp theo.
P.S. Phân công vai trò không rõ ràng là một trong những nguyên nhân nhanh nhất khiến các vấn đề tích tụ và không được giải quyết.
(St.)
Chia sẻ
Ý kiến bạn đọc (0)