Từ Hoshin đến Gemba: KMI Nhật Bản → KPI → KAI trong Thực tiễn

Từ Hoshin đến Gemba: KMI Nhật Bản → KPI → KAI trong Thực tiễn

Trong nhiều chương trình OpEx, quản lý hiệu suất nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn các con số rời rạc. Triết lý quản lý của Nhật Bản đưa ra một chuỗi đơn giản và mạnh mẽ để giải quyết vấn đề này: KMI → KPI → KAI

✅ KMI (Chỉ số Quản lý Chính):

LÝ DO TẠI SAO

Các KMI là một vài chỉ số chiến lược do ban lãnh đạo cấp cao nắm giữ. Chúng mô tả những gì thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp trong suốt thời hạn hợp đồng, chẳng hạn như:
🎯 An toàn, Sức khỏe & Môi trường
🎯 Tương tác khách hàng & Chất lượng
🎯 Con người & Văn hóa
🎯 Tối ưu hóa sử dụng tài sản
🎯 Chi phí & Lợi nhuận

Hãy coi các KMI như những ngôi sao dẫn đường trên bảng điều khiển của bạn – chỉ nên có một vài KMI:

✅ KPI (Chỉ số hiệu suất chính):
“CÁI GÌ”

KPI chuyển đổi mỗi KMI thành chỉ số quy trình có thể đo lường được. Một KMI thường được hỗ trợ bởi một số KPI, nhưng tổng số KPI vẫn nên gọn nhẹ (tối đa 10-12 KPI cho toàn bộ địa điểm). Ví dụ:

An toàn, Sức khỏe & Môi trường:

-TRIR, Số ngày không xảy ra sự cố, Lượng khí thải
Sử dụng tài sản:

– OEE, Năng suất, Tỷ lệ sử dụng công suất
Tương tác khách hàng & Chất lượng:

– RFT, Khiếu nại, OTIF
Chi phí & Năng suất:

– Chi phí đơn vị, Vòng quay hàng tồn kho, COPQ, Tiêu thụ năng lượng
Con người & Văn hóa:

– eNPS, Tỷ lệ vắng mặt, Tỷ lệ thôi việc, Đề xuất

✅ KAI (Chỉ số hoạt động chính):

“CÁCH THỨC”

Các KAI là những hành động cụ thể ở cấp độ sản xuất nhằm cải thiện KPI. Chúng cụ thể và đủ nhỏ để một nhóm có thể chịu trách nhiệm. Ví dụ:

Để cải thiện OEE; Các KAI có thể là:
– Thời gian thiết lập ↓
– Số lần hỏng hóc ↓
– MTBF ↑
– Số lần dừng ngắn ↓
Để cải thiện TRIR, các KAI có thể là:
– Số lần quan sát ↑
– Số lần kiểm tra an toàn ↑
– Tỷ lệ tuân thủ PPE ↑
Để cải thiện Đề xuất, các KAI có thể là:

– Số ý tưởng/FTE ↑

– Tỷ lệ thực hiện ↑

– Số ngày chu kỳ ý tưởng ↓

Điểm mấu chốt của KAI là ‘Hoạt động’, không phải là kết quả chậm trễ

Tại sao KMI → KPI → Chuỗi KAI

1️⃣ Đồng bộ chiến lược với Gemba
Mọi người đều có thể thấy kaizen, đề xuất hoặc dự án ngày hôm nay đóng góp như thế nào cho đến các mục tiêu về An toàn, Khách hàng, Chi phí hoặc Con người
2️⃣ Làm rõ việc thiết lập mục tiêu
Bạn bắt đầu với một vài KMI, chuyển chúng thành các KPI tập trung, sau đó xác định các KAI mà các nhóm có thể tác động mỗi ngày
3️⃣ Giúp quản lý hiệu suất, không chỉ đơn thuần là báo cáo
Các đánh giá có thể tuân theo logic đơn giản: Xu hướng KMI giảm ↓ → KPI nào đang không đạt yêu cầu? → KAI nào cần cải thiện/thay đổi?

4️⃣ Thúc đẩy cải tiến liên tục
KAI trở thành kênh dẫn tự nhiên cho Kaizen: Nếu KPI đang ở mức báo động đỏ, các nhóm sẽ đề xuất và theo dõi thêm các Kaizen cho đến khi nó chuyển sang mức báo động xanh.

Cách triển khai
✅ Bắt đầu bằng việc thống nhất 4-5 chỉ số KMI thực sự định nghĩa sự thành công cho trang web của bạn
✅ Giới hạn bản thân ở 10-15 KPI, được chịu trách nhiệm rõ ràng, mỗi KPI được liên kết với một KMI
✅ Đối với mỗi KPI, hãy xác định 2-3 KAI, các hoạt động cụ thể mà bạn muốn các nhóm thực hiện
✅ Thường xuyên xem xét KMI → KPI → KAI trên cùng một trang, ví dụ như trực quan, để mọi người thấy được mối liên hệ

Khi bạn làm đúng điều này, bạn sẽ tạo ra một tầm nhìn rõ ràng:

KAI cải thiện KPI → KPI cải thiện KMI → Mỗi nhóm, mỗi ca làm việc, mỗi cá nhân, mỗi cải tiến đều đóng góp trực tiếp vào sự thành công của công ty.