Làm thế nào để nói chuyện sao cho người khác lắng nghe

Để nói chuyện sao cho người khác lắng nghe, bạn cần kết hợp nội dung (thông điệp), cách nói (giọng nói và ngôn ngữ cơ thể) và lý do tại sao họ nên quan tâm (sự kết nối và thấu cảm).

Dưới đây là những nguyên tắc cụ thể, thiết thực mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay hôm nay.

1. Nói chuyện rõ ràng và có mục đích

• Trước khi nói, hãy xác định điểm chính của bạn trong một câu (ví dụ: “Rủi ro chính ở đây là X; đây là cách chúng ta giảm thiểu nó”).

• Hãy nói ngắn gọn: chỉ cần 2-3 câu, rồi tạm dừng; mọi người sẽ mất tập trung khi lời giải thích dài dòng và thiếu trọng tâm.

2. Hãy sử dụng giọng nói của bạn như một công cụ.

Trích từ cuốn sách “Làm thế nào để nói chuyện sao cho người khác muốn lắng nghe” của Julian Treasure, sáu “công cụ” giọng nói sẽ giúp giọng bạn trở nên thu hút hơn:

• Cách phát âm: Hãy nói từ ngực (không phải từ mũi) để có giọng trầm ấm hơn.

• Âm sắc: Hãy hướng đến âm thanh ấm áp, thư thái; tránh những âm thanh chói tai hoặc khó nghe.

• Ngữ điệu: Thay đổi cao độ và nhịp điệu để giọng nói không bị đơn điệu.

• Nhịp độ: Giảm tốc độ khi cần thiết; chỉ tăng tốc khi cần năng lượng.

• Im lặng: Hãy tạm dừng sau những câu nói quan trọng để chúng được ghi nhớ.

• Âm lượng: Sử dụng âm lượng nhỏ để thu hút người nghe, không nên liên tục hét to.

Chỉ cần 1-2 phút khởi động giọng (hít thở sâu, phát âm “Brrrr,” phát âm “La-La” bằng đầu lưỡi) cũng có thể cải thiện đáng kể độ vang của giọng.

3. Loại bỏ ngôn từ yếu và từ ngữ thừa thãi.

• Hãy loại bỏ những cụm từ mang tính lưỡng lự như “Tôi nghĩ… có lẽ… có thể… xin lỗi vì đã làm phiền nhưng…”; chúng thể hiện sự không chắc chắn.

• Hãy thay thế những từ đệm (“ừm,” “kiểu như,” “bạn biết đấy”) bằng những khoảng lặng ; những khoảng lặng tạo cảm giác tự tin, trong khi những từ đệm liên tục khiến bạn nghe có vẻ thiếu tự tin.

Ví dụ:

• Phương án yếu hơn: “Tôi cảm thấy có lẽ chúng ta nên thử X?”

• Mạnh mẽ hơn: “Chúng ta nên thực hiện X; đây là lý do.”

4. Hãy điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể sao cho phù hợp với giọng nói của bạn.

• Đứng hoặc ngồi thẳng lưng , vai thẳng và giao tiếp bằng mắt ; điều này thể hiện sự tự tin và thu hút sự chú ý.

• Hãy sử dụng cử chỉ cởi mở (lòng bàn tay hướng ra ngoài, chuyển động tay dứt khoát), tránh bồn chồn hoặc khoanh tay, vì điều đó có thể báo hiệu sự phòng thủ.

Mọi người sẽ chú ý hơn khi nét mặt, tư thế và giọng nói của bạn thể hiện sự điềm tĩnh và tự tin.

5. Hãy nói chuyện bằng sự thấu cảm, chứ không chỉ bằng giọng điệu ra lệnh.

• Hãy bắt đầu từ nhu cầu của họ : “Điều này mang lại lợi ích gì cho họ?” (tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro, có được sự rõ ràng).

• Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu thay vì thuật ngữ chuyên ngành; nếu bắt buộc phải sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, hãy định nghĩa chúng một cách ngắn gọn.

Một cấu trúc đơn giản thường hiệu quả:

• Tình huống: “Hiện tại chúng ta đang đối mặt với X.”

• Tác động: “Điều này có nghĩa là Y.”

• Khuyến nghị: “Vì vậy, tôi đề xuất Z; đây là lý do.”

6. Thực hành một vài thói quen “nhỏ” mỗi ngày.

• Hãy tự ghi âm giọng nói của mình trong 1-2 phút, sau đó nghe lại để nhận ra những từ thừa, tốc độ và sự đơn điệu.

• Hãy luyện tập bài giải thích 30 giây về một chủ đề bạn nắm vững, chỉ tập trung vào: nói chậm lại, tạm dừng sau những điểm chính và loại bỏ từ “ừm”.